Crear Presentaciones Usando PowerPoint

Por Alan Zisman (c) 2006

 

Página original - http://www.zisman.ca/Powerpoint/index.html

Las presentaciones digitales se han vuelto cada vez más populares en la última década, pues han sido impulsadas por el software PowerPoint del paquete de Microsoft y con su suite de softwares de Microsoft Office. Han ido desde formar parte en las presentaciones de lanzamientos de ventas y de los informes corporativos del fin de año, hasta acompañar los informes orales de los estudiantes universitarios, de preparatoria y secundaria, e incluso de estudiantes de los años más avanzados de primaria.

 

Microsoft PowerPoint tiene reconocimiento de renombre, pero no es el único software en esta categoría de productos. Al igual que Kleenex o Xerox, se ha convertido en casi un nombre genérico. Y por la misma razón, también se ha convertido un poco en un cliché, con demasiadas presentaciones utilizando las mismas plantillas genéricas de PowerPoint, mientras que el presentador sigue hablando y hablando y así sucesivamente. Se ha estereotipado como ‘PowerPointlessness’.

 

Sin embargo, PowerPoint no es el único software de presentación digital. Muchos usuarios de Mac están utilizando Keynote de Apple, por ejemplo. Y OpenOffice.org/LibreOffice, de código abierto y gratuito, incluye Impress, un módulo compatible con PowerPoint. (Ver mi tutorial sobre el uso de Impress).

 

Antes de empezar

 

Planee con anticipación. Piense en el propósito de su presentación y su audiencia. ¿Desea crear una visualización de fotos independiente que esté diseñada para ejecutarse por separado? ¿Un informe que combina texto e imágenes (y opcionalmente sonido o video) para acompañar un informe o presentación oral? ¿Ya tiene las imágenes (y los clips opcionales de música y video) que necesita?

 

Piense en el texto. Su presentación no debe ser demasiado pesada. El texto en una presentación debe presentar un esquema de lo que usted está planeando decir – no párrafos reales de contenido. Como un esquema o estructura, muestra los puntos principales: un resumen.

 

De hecho, es posible que desee escribir un esquema antes de comenzar a introducir algo en su presentación, aunque también hay un modo de esquema o estructura en su software de presentación. Como alternativa, animo a los usuarios a preparar una lista de preguntas; cada pregunta (y un esquema de la respuesta) puede convertirse fácilmente en una diapositiva en la presentación.

 

 

Para empezar

 

Nota: Estoy escribiendo este tutorial usando la versión de PowerPoint incluida con Microsoft Office 2000 para Windows; Si tiene una versión diferente de la versión de Windows o Mac de MS Office, puede ver diferentes cuadros de diálogo (etc). Recuerde: la mayoría de las opciones de software son bastante fáciles de descubrir. Si su software se ve diferente de esto, no dude en explorar y experimentar.

 

Al iniciar PowerPoint 2000, debería ver un cuadro de diálogo que ofrece varias opciones:


Muchas personas utilizan una de las plantillas de PowerPoint … si elige la opción Plantilla de Diseño (DesignTemplate), se le presenta:

Como puede ver, PowerPoint incluye un gran número de plantillas y diseños de presentación. Le invitamos a escogerlos. Sin embargo, estas plantillas prefabricadas han sido sobreutilizadas. En su lugar, para este tutorial, vamos a comenzar con un diseño de presentación en blanco ya continuación, personalizar fondos (etc.) más tarde.

 

 

Agregar tu contenido

 

Se le presentará el cuadro de diálogo Nueva diapositiva. (Esto aparecerá cada vez que cree una nueva diapositiva):

Tenga en cuenta que cuando se selecciona uno de los diseños, su nombre aparece en la parte inferior derecha. Además, tenga en cuenta que hay más diseños que caben en la caja – puede desplazarse hacia abajo para ver más y más. Escogí el tercer diseño en la fila superior. El cuadro de diálogo Nueva diapositiva desaparece y mi pantalla incluye una vista en forma de esquema a la izquierda y una vista de la diapositiva completa a la derecha, lo que me permite introducir texto y gráficos en la diapositiva. Si decide que desea un diseño de diapositiva diferente, haga clic con el botón derecho del ratón en la diapositiva (fuera de las distintas áreas de texto o gráficas) y elija Disposición de diapositiva en el menú emergente. Como alternativa, haga clic en el menú Formato y elija Distribución de diapositivas. De cualquier manera, verá el mismo cuadro de diálogo de nuevo (pero con el título de Diseño de diapositivas) que le permite cambiar el diseño.

Haciendo eso, cambié a la disposición con el texto a la izquierda y con sitio para una imagen a la derecha.

 

Flujo de trabajo

 

Algunas personas trabajan mejor creando un esquema – usando el panel de esquema a la izquierda; Cada punto principal se convertirá en una nueva diapositiva, con sub-puntos que aparecen como texto con viñetas. (Pulsa la tecla de tabulación para crear un subpunto: “Enter” por sí mismo crea una nueva diapositiva. Si haces una indentación demasiado lejos, mantén presionada la tecla de desplazamiento mientras pulsas la tecla “Tab” para volver a la izquierda). Otras personas son más cómodas escribiendo directamente en el panel de vista previa de diapositivas.

 

Hay un montón de opciones en los software de presentación … puede pasar enormes cantidades de tiempo jugando con fuentes, tamaños, animaciones, transiciones, fondos y mucho más. Mis sugerencias:

 

 

 

 

 

  • Agregue primero su texto básico e imágenes … cuando tenga todo el contenido introducido, entonces (si el tiempo lo permite) experimenta y cambia el fondo, las transiciones y las animaciones (en ese orden).

 

  • Más “adornos” no necesariamente son mejores. Es fácil crear una presentación que distraiga a su audiencia de su contenido. Pregúntese si su presentación es eficaz para comunicarse con su audiencia. ¡No añada efectos especiales sólo porque puede!

 

Como aparece en la ilustración, si prefiere trabajar diapositiva por diapositiva (en lugar de en el panel de esquema), haga clic en el área apropiada para agregar un título y texto a la diapositiva. Tenga en cuenta que cuando agrega texto a la columna de la izquierda, por defecto aparece con viñetas. (Puede cambiarlas con la opción deviñetas y  numeración del menú Formato o haciendo clic en el elemento Viñetas de la barra de herramientas).

 

Si hace doble clic en la imagen, podrá agregar imágenes “clipart” de la Galería de imágenes de Microsoft. Puede buscar imágenes por categoría o palabra clave. Si bien este clipart se puede utilizar en su presentación sin ningún problema de derechos de autor, de nuevo, es un poco utilizado y cliché. Usted puede preferir usar sus propias fotos, o clipart de otras fuentes. Para ello, haga clic en el menú Insertar, seleccione Imagen y luego Desde Archivo

Podrá navegar hasta la carpeta en la que ha almacenado fotos digitales u otras imágenes, empezando en la carpeta Mis imágenes de Windows. Puede ver una vista previa de las imágenes antes de elegir una.

Es posible que deba cambiar el tamaño de la imagen importada para adaptarla a su diseño.

Para agregar otra diapositiva, haga clic en el menú Insertar y, a continuación, seleccione Nueva diapositiva. Una vez más, verá el cuadro de diálogo Nueva diapositiva para escoger un diseño de diapositiva. Repetir según sea necesario.

Fondos

Suponiendo que ha creado todas las diapositivas y ha agregado texto e imágenes, puede decidir que desea algo distinto de un fondo blanco normal. Para cambiar el fondo en una (o más) diapositivas, seleccione una diapositiva de la lista Diapositivas de la izquierda. A continuación, haga clic en el menú Formato y, a continuación, seleccione Fondos. Verás:

Me apareció un cuadro secundario emergente haciendo click en la pequeña flecha al lado del espacio vacío cerca de la parte inferior de la caja de diálogo inicial … pero incluso esto es un sistema bastante delgado de opciones. Haga clic en Más colores … para ver:

Esto (o la pestaña Personalizada) le da mucho más opciones de color. Alternativamente, al hacer clic en Efectos de relleno (ver más arriba) se ofrecen muchas más opciones:

Observe que tiene varias pestañas. Gradientes suavemente cambiar de un color a otro, en una variedad de formas. Puede elegir cada color, y luego el estilo del cambio. La textura tiene una variedad de fondos, como mármol, denim, papel marrón, etc. Los patrones son (bastante aburridos) trama cruzada y cuadros, mientras que la pestaña Imagen le permite seleccionar una imagen almacenada en su disco duro.

Cuando selecciona un fondo, tiene la opción de aplicarlo a la diapositiva actualmente seleccionada oa todas las diapositivas.

Tenga en cuenta que si selecciona un fondo oscuro, puede encontrar que su texto se vuelve menos legible. En ese caso, usted puede cambiar el fondo, o cambiar el color de la fuente. Para cambiar el color de la fuente, seleccione un fragmento de texto (tendrá que seleccionar cada bloque de texto en cada diapositiva individualmente), luego haga clic en el menú Formato y seleccione Fuente. Verá un elemento que le permitirá cambiar el color del texto seleccionado.

Alternativamente, cambia el color de todos los títulos o todo el texto a la vez. Para ello, haga clic en el menú Formato y seleccione Esquema de colores de diapositivas. Vaya a la pestaña Personalizada, haga clic en un elemento para cambiar y haga clic en el botón Cambiar Color:

Una vez más, puede optar por realizar cambios sólo en la diapositiva actual o en todas las diapositivas.

Configuración de transiciones

Las transiciones son efectos especiales que ocurren opcionalmente cuando una nueva diapositiva aparece en la pantalla. Hecho con gusto, son una ventaja. Elegir una transición diferente y compleja para cada diapositiva puede distraer de su charla. Además, las transiciones complejas pueden no mostrarseadecuadamente en el hardware antiguo, aunque parezcan mostrarse correctamente en la vista previa. Compruebe siempre sus transiciones ejecutando su demostración de diapositiva.

Para aplicar una transición a una diapositiva, seleccione la diapositiva, haga clic en el menú Presentación y elija Transición de diapositivas. Verás:

Puede ver una lista de transiciones; Cada una se aplicará a la imagen de la vaca para que pueda ver cómo se debería mirar. Puede decidir realizar la transición (y el cambio a la siguiente diapositiva) al hacer clic con el ratón o automáticamente después de elegir el tiempo de espera, y puede optar por tener una reproducción de sonido opcional cuando cambia la diapositiva.

Por último, puede hacer que la configuración de transición se aplique a la diapositiva individual seleccionada oa todas las diapositivas.

Ten cuidado con las animaciones

Todas las dudas que tengo acerca de las transiciones se aplican doblemente a las animaciones. Si bien las transiciones son efectos que se aplican a toda la diapositiva cuando aparece por primera vez, las animaciones son efectos especiales aplicados a bloques de texto individuales (incluso a letras individuales) oa gráficos, una vez que ha aparecido la diapositiva.

No voy a entrar en detalles sobre las animaciones; Para acceder a estas funciones, seleccione primero un texto o una imagen para animar y, a continuación, haga clic en el menú Presentación. Preset Animación te da un conjunto de presets; Personalizaranimación le ofrece más opciones.

Si piensa que desea utilizar esta función, ¡experimente! Recuerde, sin embargo, que el uso excesivo de animaciones ralentiza su presentación, distrae al público de su contenido y puede dejar a algunos espectadores mareados.
Convertir tu presentación en una página web

 

Puede utilizar PowerPoint para convertir su presentación en una serie vinculada de páginas web; Para ello, haga clic en el menú Archivo y, a continuación, en Guardar como página Web. Se le pedirá una ubicación y un nombre de archivo para su sitio web guardado … Le insisto encarecidamente a crear una carpeta para contener los muchos archivos que se crearán. También sugeriría darle a su página web el nombre de archivo ‘index.html’, que tiene un significado útil para los programas de servidor web.

En un momento, su sitio web debe ser creado en la ubicación que seleccionó. Puede ver esto en su navegador web haciendo clic en el menú Archivo de PowerPoint y seleccionando Vista previa de página Web. Esto abrirá la página de inicio de su sitio. El botón Publicar en el diálogo Guardar como página web ofrece algunas opciones potencialmente útiles:

Puede elegir publicar sólo las páginas seleccionadas. Y yo recomendaría la elección de soportar los navegadores de la versión 3.0.

Impresión de un folleto

Elegir imprimir su publicación ofrece más flexibilidad que simplemente imprimir cada diapositiva a una página separada – aunque eso podría ser útil si desea crear acetatos para mostrar en un retroproyector.

Si hace clic en Archivo e Imprimir, obtendrá más opciones de las que podría ver al imprimir un documento de procesador de textos:

Tenga en cuenta que es posible que desee elegir Blanco y Negro o Escala de grises, y escalar al tamaño del papel, o incluir un marco alrededor de los lados. También es interesante la opción de imprimir sólo el esquema, notas o folletos. Encuentro la ayuda de la impresión especialmente provechosa. Si elige eso, se le dan opciones para elegir cuántas diapositivas por página sea posible – de 4 a 6 diapositivas por página hacen una buena opción.

Muy bien, si elige la escala de grises o puro blanco y negro, sus fondos de colores y colores de texto se descartan – sus folletos imprimirá claramente con texto negro sobre un fondo blanco.